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Título
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Descripción
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Estamos buscando un Secretario altamente organizado y proactivo para unirse a nuestro equipo y brindar apoyo administrativo esencial. El candidato ideal será responsable de coordinar actividades diarias de oficina, gestionar la correspondencia, programar reuniones y mantener registros precisos. Este rol requiere habilidades excepcionales de comunicación, atención al detalle y capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente.
El Secretario actuará como punto de contacto entre la dirección y los empleados, así como con clientes y proveedores externos. Será responsable de redactar documentos, preparar informes, organizar archivos y garantizar que todas las operaciones administrativas se realicen de manera eficiente y oportuna. Además, deberá mantener la confidencialidad de la información sensible y demostrar un alto nivel de profesionalismo en todo momento.
Entre sus funciones también se incluye la gestión de agendas, la organización de viajes y eventos, y la asistencia en la preparación de presentaciones y materiales de reuniones. El Secretario trabajará en estrecha colaboración con otros departamentos para asegurar una comunicación fluida y el cumplimiento de los plazos establecidos.
Buscamos a alguien con experiencia previa en un entorno administrativo, dominio de herramientas ofimáticas como Microsoft Office y habilidades interpersonales destacadas. La capacidad para adaptarse a un entorno dinámico y resolver problemas de manera eficiente es fundamental para el éxito en este puesto.
Si eres una persona organizada, con iniciativa y orientada al detalle, esta es una excelente oportunidad para desarrollar tu carrera profesional en un entorno colaborativo y de crecimiento.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Gestionar la correspondencia entrante y saliente.
- Organizar y mantener archivos y registros.
- Programar y coordinar reuniones y citas.
- Preparar informes, presentaciones y otros documentos.
- Atender llamadas telefónicas y correos electrónicos.
- Brindar apoyo administrativo a diferentes departamentos.
- Supervisar el inventario de suministros de oficina.
- Organizar viajes y eventos corporativos.
- Mantener la confidencialidad de la información.
- Actualizar bases de datos y sistemas de gestión.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Título de educación secundaria o superior.
- Experiencia previa en funciones administrativas.
- Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Capacidad para organizar y priorizar tareas.
- Atención al detalle y precisión en el trabajo.
- Habilidad para trabajar bajo presión.
- Actitud proactiva y resolutiva.
- Conocimiento básico de gestión documental.
- Discreción y profesionalismo.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Cuántos años de experiencia tiene en funciones administrativas?
- ¿Está familiarizado con el uso de Microsoft Office?
- ¿Ha trabajado anteriormente en un entorno de oficina?
- ¿Cómo maneja situaciones de alta presión o múltiples tareas?
- ¿Está dispuesto a trabajar horas extras si es necesario?
- ¿Tiene experiencia organizando reuniones o eventos?
- ¿Qué herramientas utiliza para mantenerse organizado?
- ¿Cómo garantiza la confidencialidad de la información?
- ¿Está disponible para comenzar de inmediato?
- ¿Cuál es su expectativa salarial?
